Ein zentrales Projektdokument: Das Annahmenprotokoll ordnungsgemäß aufbewahren

Was ist ein Annahmen-Protokoll?

Ein Annahmen-Protokoll (engl. Assumption Log) ist ein strukturierter Überblick über Annahmen und Einschränkungen (Constraints) , die bei der Planung und Durchführung eines Projekts gemacht werden. Es gehört zu den zentralen Dokumenten im professionellen Projektmanagement – etwa nach PMI®, PRINCE2® oder IPMA-Standards.

Ziel ist es, Transparenz schaffen, Risiken frühzeitig erkennen und eine nachvollziehbare Entscheidungsbasis dokumentieren.

Wann wird ein Annahmen-Protokoll erstellt?

Ein Annahmen-Protokoll wird früh im Projektverlauf angelegt – idealerweise direkt bei Projektstart (z. B. im Rahmen des Projektauftrags oder der Initiierungsphase). Es wird laufend gepflegt und ist eng mit dem Risikomanagement und dem Änderungsmanagement verknüpft.

Was gehört in ein Annahmen-Protokoll?

Typische Inhalte sind:

• Annahme: Kurzbeschreibung der Hypothese oder Erwartung
• Bedeutung: Warum ist diese Annahme wichtig fürs Projekt?
• Status: Bestätigt / unbestätigt / kritisch
• Risikoauswirkung: Mögliche Folgen, falls sich die Annahme nicht erfüllt
• Bewertung: Eintrittswahrscheinlichkeit, Unsicherheitsgrad
• Quelle: Wer hat die Annahme getroffen / auf welcher Grundlage?
• Änderungsvermerk: Wann wurde was aktualisiert?

Warum ist ein Annahmen-Protokoll so wichtig?

Viele Projektverzögerungen oder Zielkonflikte beruhen auf stillen Annahmen, die später nicht mehr nachvollziehbar sind. Das Annahmen-Protokoll hilft:

• blinde Flecken zu vermeiden, indem alle Hypothesen sichtbar gemacht werden
• Verantwortung zu klären, wer was unterstellt oder vorausgesetzt hat
• Risiken früh zu identifizieren, noch bevor sie eintreten
• Lerneffekte für Folgeprojekte zu ermöglichen (Lessons Learned)

Gerade bei komplexen oder langfristigen Projekten ist es oft entscheidend, später belegen zu können, dass eine Entscheidung auf bestimmten Annahmen beruht hat, die sich inzwischen geändert haben können.

Praxisbeispiel: Typische Annahmen

• „Der Kunde liefert alle Inhalte bis zum 01.08.“

→ Falls nicht: Zeitplan gefährdet, Mehraufwand für Redaktion

• „Die Software lässt sich ohne Anpassung in die bestehende IT integrieren.“

→ Falls falsch: Zusatzkosten und technische Verzögerungen

• „Der Genehmigungsprozess dauert maximal 6 Wochen.“

→ Falls länger: Auswirkungen auf Baustart und Lieferkette

Annahmen vs. Einschränkungen

Ein Annahmen-Protokoll umfasst nicht nur Annahmen, sondern auch Einschränkungen. Annahmen sind unbestätigte Erwartungen, zum Beispiel, dass ein Lieferant termingerecht liefert oder ein Genehmigungsprozess reibungslos verläuft.
Einschränkungen (Constraints) hingegen sind feste Vorgaben wie Budgetgrenzen, gesetzliche Auflagen oder fixe Endtermine. Während Annahmen im Projektverlauf überprüft und angepasst werden können, bilden Einschränkungen den verbindlichen Rahmen.
Beide sollten klar dokumentiert, aber unterschiedlich bewerten werden, insbesondere bei der Risikoanalyse.

Aufbewahrung und Pflege

Obwohl ein Annahmen-Protokoll häufig als internes Arbeitsinstrument genutzt wird, kann es aufbewahrungspflichtig sein, vor allem, wenn es Bestandteil eines Projektvertrags, einer Genehmigungsakte oder eines öffentlich geförderten Vorhabens ist.

Wichtige Hinweise zur Aufbewahrung

• Aufbewahrungsfrist: In der Regel 6 Jahre nach § 257 HGB (geschäftliche Unterlagen), bei Projektverträgen und Dokumentationen oft 10 Jahre nach § 147 AO
• Beweissicherung: Das Protokoll kann im Streitfall entscheidend sein, um zu belegen, worauf Entscheidungen beruhten
• Archivierung: Sollte geordnet, zugriffsgesichert und versioniert abgelegt werden – z. B. in der Projektakte, im DMS oder als Bestandteil der digitalen Verfahrensdokumentation
• Achtung bei der Vernichtung: Das Annahmen-Protokoll fällt – je nach Inhalt – unter schutzwürdige Unternehmensinformationen oder personenbezogene Daten. Bei der Vernichtung ist auf ein geeignetes Verfahren nach DIN 66399 zu achten (meist Schutzklasse 2 oder 3, Sicherheitsstufe P-4 oder höher)

Tipp: Wer Annahmen systematisch dokumentiert, sollte sie auch systematisch archivieren – idealerweise gemeinsam mit Projektbeschlüssen, Änderungsanträgen und Risikobewertungen.

Fazit

Das Annahmen-Protokoll ist kein bürokratischer Anhang, sondern ein strategisches Frühwarnsystem. Es bringt ans Licht, was sonst unausgesprochen bleibt – und schafft so die Grundlage für fundierte Entscheidungen, realistische Zeitpläne und souveränen Umgang mit Unsicherheiten. Wer Annahmen sichtbar macht, reduziert Risiken – und erhöht die Projektqualität.