Das Lastenheft: Anforderungen richtig formulieren

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist ein strukturierter Anforderungskatalog, in dem ein Auftraggeber beschreibt, was erreicht werden soll – ohne vorwegzunehmen, wie das konkret umgesetzt wird. Es enthält fachliche, funktionale, organisatorische und ggf. technische Rahmenbedingungen für das geplante Vorhaben.

Das Lastenheft dient in der Regel dazu, Angebote von Dienstleistern oder Anbietern einzuholen, und bildet die Basis für die spätere Projektdefinition, Vertragsgestaltung und Erfolgskontrolle .

Typische Inhalte eines Lastenhefts

Ein vollständiges Lastenheft enthält:

• Ausgangssituation / Projektkontext
• Ziele und Zweck der geplanten Lösung
• Funktionale Anforderungen (Was muss die Lösung leisten?)
• Nicht-funktionale Anforderungen (z. B. Sicherheit, Performance, Datenschutz)
• Randbedingungen (z. B. Zeit, Budget, rechtliche Vorgaben)
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen oder Abläufen
• Ablaufvorgaben, Meilensteine, Abnahmebedingungen
• ggf. Prioritäten und Kriterien für die Bewertung von Angeboten

Je nach Branche oder Projektart kann der Detaillierungsgrad stark variieren – von einigen Seiten bis zu umfangreichen Dokumentationen.

Abgrenzung zum Pflichtenheft

Wichtig ist die Trennung von Lastenheft und Pflichtenheft:

• Das Lastenheft kommt vom Auftraggeber und beschreibt das „Was“ – also die Anforderungen und Ziele.
• Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und beschreibt das „Wie“ – also die konkrete Umsetzung dieser Anforderungen.

Erst wenn sich beide Seiten über die Inhalte beider Dokumente einig sind, entsteht eine verbindliche Projektbasis.

Rolle im Projektverlauf

Das Lastenheft ist:

• ein Ausschreibungsdokument, um Angebote einzuholen
• eine Verhandlungs- und Bewertungsgrundlage für die Auswahl von Partnern
• ein Referenzdokument für spätere Prüfungen, Tests und Abnahmen
• eine juristisch relevante Dokumentation im Fall von Missverständnissen oder Konflikten

Eine sorgfältige Erstellung lohnt sich doppelt: Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das richtige geliefert wird – und schützt beide Seiten bei Unklarheiten.

Aufbewahrung, Dokumentationspflicht und Datenschutz

Als Bestandteil von Ausschreibungen oder Vertragsunterlagen unterliegt das Lastenheft oft der Aufbewahrungspflicht – insbesondere im öffentlichen Sektor oder bei geförderten Projekten. Die Fristen betragen meist 6 bis 10 Jahre.

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, ist bereits im Lastenheft auf DSGVO-Vorgaben hinzuweisen. Generell gilt: Je strukturierter und nachvollziehbarer das Dokument, desto besser für spätere Prüfungen oder Revisionen.

Fazit

Das Lastenheft ist mehr als ein Wunschzettel – es ist das zentrale Steuerungsinstrument zu Projektbeginn . Wer es sorgfältig erstellt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein Ergebnis, das den Erwartungen tatsächlich entspricht.