Der Arbeitszeitnachweis: Ein Dokument mit Schutzwirkung

Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Ein Arbeitszeitnachweis ist ein Dokument zur Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten von Beschäftigten. Er zeigt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, oft auch Pausen und Abwesenheiten. Die Erfassung kann analog (z. B. Stundenzettel) oder digital (z. B. per App oder Zeiterfassungssystem) erfolgen.

Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (2019) und der Klarstellung durch das Bundesarbeitsgericht (2022) gilt: Alle Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Besonders strikt geregelt ist dies bei:

• Minijobs im gewerblichen Bereich (§ 17 MiLoG)
• Baubranche und Pflege
• Projekten mit förderrechtlichen Anforderungen

Was gehört in einen Arbeitszeitnachweis?

Ein vollständiger Nachweis enthält in der Regel:

• Name der Person
• Kalenderdatum
• Arbeitsbeginn und -ende
• Dauer der Pausen
• Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit
• Unterschrift der MitarbeiterInnen (und ggf. Vorgesetzten)

Bei digitalen Systemen ersetzt oft ein Login-Protokoll oder eine automatisierte Erfassung die händische Unterschrift.

Warum ist der Arbeitszeitnachweis wichtig?

Ein lückenloser Arbeitszeitnachweis hilft:

• gesetzliche Vorgaben zu erfüllen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Mindestlohnkontrollen)
• Lohn korrekt abzurechnen
• Überstunden nachzuweisen oder zu vermeiden
• rechtliche Streitfälle zu klären
• Projekte intern auszuwerten (z. B. Zeitbudget vs. Ist-Zeit)

Gerade im Streitfall (z. B. bei Kündigungsschutzklagen oder Lohnforderungen) ist der Nachweis für beide Seiten entscheidend.

Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Arbeitszeitnachweise sind geschäftsrelevante Unterlagen und unterliegen daher der Aufbewahrungspflicht:

• mindestens 2 Jahre laut § 17 MiLoG für bestimmte Beschäftigte
• bis zu 10 Jahre, wenn sie Teil der Lohnabrechnung oder Projektabrechnung sind
• Bei sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. digitale Bewegungsprofile) gilt: Datenschutz beachten, insbesondere nach DSGVO

Die Vernichtung muss datenschutzkonform erfolgen – bei Papier z. B. nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-4 oder höher.

Praxis-Tipp: So gelingt die Zeiterfassung

Damit die Zeiterfassung im Unternehmen reibungslos funktioniert, braucht es klare Strukturen und einfache, verlässliche Prozesse. Eine einheitliche Vorlage oder ein digitales Tool erleichtert den Einstieg und sorgt für Konsistenz.
Wichtig ist auch, den Umgang mit Fehlern oder vergessenen Einträgen eindeutig zu regeln, beispielsweise durch nachvollziehbare Nachtragsmöglichkeiten. Die Personalabteilung sollte die Nachweise regelmäßig prüfen, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Ebenso hilfreich ist es, Mitarbeitende regelmäßig über ihre Pflichten bei der Arbeitszeiterfassung zu informieren und für die Relevanz der Dokumentation zu sensibilisieren. 

Fazit

Der Arbeitszeitnachweis ist keine lästige Pflicht, sondern ein wichtiges Instrument für Fairness, Transparenz und Absicherung. Richtig geführt, schützt er vor rechtlichen Risiken, unterstützt die interne Planung – und schafft Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.