Der Beschaffungsmanagementplan: Das Dokument für geplante Beschaffungsvorgänge

Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?

Der Beschaffungsmanagementplan (auch „Procurement Management Plan“ genannt) ist ein steuerndes Dokument, das die Beschaffungsstrategie für ein Projekt oder eine Organisationseinheit festhält. Er beschreibt alle geplanten externen Beschaffungen , legt Verantwortlichkeiten fest und definiert Abläufe, Kriterien und Kommunikationswege.

Das Ziel: Transparenz und Struktur bei der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten oder Dienstleistern – von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsabwicklung.

Was enthält ein Beschaffungsmanagementplan?

Je nach Umfang und Komplexität kann der Plan unterschiedlich aufgebaut sein. Typische Bestandteile sind:

• Was wird beschafft? (Produkte, Leistungen, Lizenzen, Know-how etc.)
• Wann wird beschafft? (Zeitpunkte, Abhängigkeiten, Lieferfenster)
• Wie wird beschafft? (Ausschreibung, Direktvergabe, Rahmenvertrag etc.)
• Von wem wird beschafft? (internes Einkaufsteam, Projektleitung, zentrale Stelle)
• Mit welchen Kriterien? (Auswahlverfahren, Angebotsbewertung, Nachhaltigkeitsaspekte)
• Wie wird dokumentiert? (Nachverfolgung, Versionierung, Archivierung)
• Welche Risiken bestehen? (z. B. Lieferengpässe, Vertragsunstimmigkeiten)

Optional können auch Budgetgrenzen, Vertragsvorlagen , Kommunikationspläne oder Verfahrensrichtlinien Bestandteil sein.

Wofür wird der Plan genutzt?

Ein Beschaffungsmanagementplan dient mehreren Zwecken:

• Als Planungsinstrument, um den gesamten Beschaffungsprozess zu strukturieren
• Als Kommunikationsmittel, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Stand zu bringen
• Als Nachweis, dass gesetzliche, unternehmensinterne oder förderrechtliche Vorgaben eingehalten werden
• Als Kontrollinstrument, um Fortschritt, Änderungen oder Abweichungen zu dokumentieren

Insbesondere bei Projekten mit vielen externen Beteiligten oder in regulierten Branchen ist der Plan ein unverzichtbares Steuerungsinstrument.

Aufbewahrung und Aktualisierung

Der Beschaffungsmanagementplan ist ein lebendes Dokument – er kann im Projektverlauf angepasst und fortgeschrieben werden. Wichtig ist, dass Änderungen dokumentiert und mit einer Versionshistorie versehen werden.

Die Aufbewahrungspflicht hängt vom Kontext ab:

• Im Projektmanagement meist 6 bis 10 Jahre, v. a. bei förderrechtlicher oder vertraglicher Relevanz
• In Unternehmen als Bestandteil von Projektdokumentation oder Einkaufsakten

Die Archivierung sollte revisionssicher erfolgen, z. B. in einem DMS oder einer Projektdatenbank.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf der Plan vernichtet werden – aber nur datenschutzkonform. Enthält er vertrauliche Projekt-, Budget- oder Lieferantendaten, ist eine Aktenvernichtung nach DIN 66399 mit mindestens Schutzklasse 2 erforderlich.

Praxis-Tipp für die Nutzung von Beschaffungsmanagementplänen

Der Beschaffungsmanagementplan entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn er nicht nur formal abgelegt, sondern aktiv genutzt wird. Regelmäßige Abstimmungen zwischen Projektleitung, Einkauf und Rechtsabteilung sowie eine saubere Dokumentation helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und unnötige Kosten oder Verzögerungen zu vermeiden.

Fazit

Der Beschaffungsmanagementplan ist kein Nice-to-have-Dokument, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument, sobald externe Ressourcen ins Spiel kommen. Er macht Beschaffungsprozesse planbar, nachvollziehbar und überprüfbar – und schafft damit die Grundlage für effizientes, professionelles und rechtssicheres Handeln.