Der Bonitätsnachweis: Ein Dokument zur finanziellen Verlässlichkeit

Was ist ein Bonitätsnachweis?

Ein Bonitätsnachweis ist ein Dokument, das die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens oder einer Person belegt . Er wird typischerweise von einer unabhängigen Auskunftei, einer Bank oder im Rahmen von Selbstauskünften erstellt und dient als Grundlage zur Beurteilung finanzieller Risiken.

Je nach Kontext kann er Teil von:

• Ausschreibungsunterlagen
• Bauvorhaben
• Leasing- oder Kreditverträgen
• Investitionsentscheidungen
• Mietverhältnissen mit Unternehmen

sein.

Was enthält ein Bonitätsnachweis?

Die Inhalte können je nach Quelle und Verwendungszweck variieren. Typische Bestandteile sind:

• Bonitätsbewertung (Score, Klassen, Ampelsystem o. Ä.)
• Stammdaten des Unternehmens (Name, Anschrift, Rechtsform)
• Datum der Auskunft
• Angaben zu Zahlungsverhalten, offenen Forderungen, Insolvenzverfahren
• Bestätigung der wirtschaftlichen Stabilität

Manche Nachweise enthalten zusätzlich eine wirtschaftliche Kurzbewertung , z. B. durch Banken, Bürgschaftsversicherer oder Steuerberater.

Wer stellt ihn aus?

Bonitätsnachweise werden in der Regel durch:

• Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Bürgel, Bisnode/Dun & Bradstreet
• Banken (z. B. durch Bankauskunft oder Bilanzauszug)
• Selbstauskünfte mit Bilanzkennzahlen, testiert durch Steuerberatung
• öffentliche Stellen (bei Vergaben: z. B. über Eigenerklärungen oder Zertifikate)

Ein Bonitätsnachweis kann also je nach Anlass standardisiert, individuell oder projektspezifisch ausgestaltet sein.

Wofür wird er benötigt?

Bonitätsnachweise dienen dazu, Zuverlässigkeit nachzuweisen , bevor Verträge geschlossen werden oder Ressourcen bindende Entscheidungen getroffen werden. Sie sind besonders gefragt:

• bei öffentlichen Ausschreibungen
• im Kredit- und Leasingwesen
• bei Kooperationsverträgen mit Vorleistung
• in der Lieferkette, wenn Zahlungsziele eingeräumt werden

Je nach Branche ist die Vorlage sogar Voraussetzung für die Teilnahme an Verfahren oder Vertragsverhandlungen.

Aufbewahrung und Schutz

Ein Bonitätsnachweis enthält in der Regel vertrauliche Unternehmensdaten . Er sollte daher:

• nur intern zugänglich archiviert werden (z. B. im Projekt- oder Vergabeordner)
• mit einem Erstelldatum versehen sein, da viele Nachweise nur 6 bis 12 Monate gültig sind
• bei Weitergabe mit Zweckbindung versehen werden („nur zur Verwendung im Rahmen von …“)

Vernichtung und Datenschutz

Nach Ablauf der Relevanz und der Aufbewahrungsfrist (oft 6 Jahre, z. B. bei Vergaben oder Angebotsakten) muss der Bonitätsnachweis datenschutzkonform vernichtet werden. Papierdokumente sollten gemäß DIN 66399, Schutzklasse 2 oder höher geschreddert werden. Für digitale Versionen gilt: Löschen mit Protokollierung und ggf. Backup-Bereinigung .

Fazit

Ein Bonitätsnachweis ist mehr als ein Zahlenblatt – er ist ein Vertrauensbeweis in Dokumentenform . Er schafft Klarheit über die wirtschaftliche Solidität und kann im Wettbewerb den entscheidenden Ausschlag geben. Wer ihn aktuell, vollständig und sensibel behandelt, stärkt seine Verhandlungsposition – und schützt gleichzeitig seine Daten.