Der Kommunikationsplan: Ein unverzichtbares Projektdokument

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist ein strategisches Dokument, das definiert, wie Informationen im Rahmen eines Projekts oder einer Organisation zielgerichtet ausgetauscht werden . Er beschreibt, welche Inhalte wann, wie und an wen kommuniziert werden – sowohl intern (z. B. Team-Updates, Statusberichte) als auch extern (z. B. Kundeninfos, Pressemitteilungen, Stakeholder-Kommunikation).

Der Kommunikationsplan ist ein Bestandteil des Projektmanagements, z. B. nach PMI, PRINCE2 oder DIN 69901 , und hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden, Erwartungen zu steuern und Beteiligte aktiv einzubinden .

Welche Inhalte gehören in einen Kommunikationsplan?

Ein durchdachter Kommunikationsplan enthält idealerweise:

• Ziele der Kommunikation (z. B. informieren, motivieren, einbinden)
• Zielgruppen (Projektteam, Auftraggeber, Stakeholder, Öffentlichkeit …)
• Kernbotschaften oder Inhalte
• Zeitpunkte und Frequenz (z. B. wöchentlicher Statusbericht, Meilenstein-Infos)
• Kanäle und Formate (E-Mail, Meetings, Intranet, Presse, Social Media …)
• Verantwortlichkeiten (wer kommuniziert was?)
• Feedbackwege und Eskalationsregelungen

Ein Kommunikationsplan kann als Tabelle, Zeitstrahl oder Flussdiagramm dargestellt werden – wichtig ist die Klarheit über „wer-was-wann-wie-und-warum“.

Wofür ist der Kommunikationsplan gut?

Der Kommunikationsplan schafft:

• Verbindlichkeit in der Kommunikation – keine willkürlichen Entscheidungen
• Transparenz für alle Beteiligten – wer erhält wann welche Informationen
• Ressourcensicherheit – Kommunikationsaufgaben sind eingeplant
• Vermeidung von Informationslücken oder Überinformation
• Unterstützung beim Stakeholder-Management
• Struktur für Projekte mit hohem Abstimmungsbedarf (z. B. Bauvorhaben, Softwareeinführungen, Reorganisationen)

Form, Pflege und Archivierung des Kommunikationsplans

Ein Kommunikationsplan ist meist ein dynamisches Dokument, das laufend aktualisiert wird – insbesondere in agilen oder langfristigen Projekten. Er kann als Bestandteil eines Projektstrukturplans , Projektsteckbriefs oder Change-Konzepts abgelegt werden.

Je nach Kontext gilt der Kommunikationsplan auch als nachweispflichtiges Dokument – etwa bei öffentlich geförderten Projekten, in der Unternehmenskommunikation oder bei internen Audits. In solchen Fällen sollte er geordnet archiviert und zehn Jahre aufbewahrt werden.

Datenschutz und Vernichtung

Wenn ein Kommunikationsplan personenbezogene Daten (z. B. Ansprechpartner, E-Mail-Verteiler, Telefonnummern) enthält, unterliegt er dem Datenschutz. Nach Ablauf der Relevanz- oder Aufbewahrungsfrist sollte der Plan datenschutzkonform vernichtet werden – bei Papier nach DIN 66399, bei digitalen Varianten durch vollständige und dokumentierte Löschung.

Tools und Technologien – Wie Kommunikation effizienter wird

Ein moderner Kommunikationsplan kommt selten ohne digitale Werkzeuge aus. Doch nicht jedes Tool passt zu jedem Zweck. Für strukturierte Projektabstimmungen eignen sich Plattformen wie MS Teams, Slack oder Asana , während automatisierte Reports aus Tools wie Jira oder Monday für Transparenz bei Statusmeldungen sorgen. Klassische E-Mails haben in der externen Kommunikation weiterhin ihren Platz, intern hingegen gewinnen kurze, asynchrone Nachrichtenformate an Bedeutung. Entscheidend ist, dass die gewählten Technologien nicht nur verfügbar, sondern auch teamfähig, datenschutzkonform und sinnvoll integriert sind. Denn Technik ersetzt keine Klarheit, sie soll sie ermöglichen.

Fazit

Ein Kommunikationsplan ist weit mehr als eine Tabelle – er ist das nervliche Rückgrat jedes größeren Projekts oder Veränderungsvorhabens . Gut aufgesetzt, spart er nicht nur Zeit, sondern schützt vor Reibungsverlusten, Missverständnissen und Frust. Denn: Klarheit in der Kommunikation ist kein Zufall, sondern planbar.