Der Kostenbasisplan – Das finanzielle Rückgrat des Projekts

Was ist ein Kostenbasisplan?

Der Kostenbasisplan (engl. „Cost Baseline“) ist ein dokumentierter, genehmigter Kostenrahmen, der als Grundlage für den Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Kostenverlauf dient. Er setzt sich aus den geschätzten Projektkosten, Zeitpunkten der Mittelverwendung und festgelegten Budgets zusammen und bildet somit die Messlatte für jede spätere Kostenkontrolle.

Man könnte auch sagen: Der Kostenbasisplan ist der Vertrag zwischen Traum und Wirklichkeit – zwischen dem, was man gerne ausgeben würde, und dem, was man wirklich darf.

Einsatz des Kostenbasisplans im Projektmanagement

Der Kostenbasisplan entsteht im Rahmen der Projektkostenplanung , meist nach Abschluss der Leistungsplanung, Zeitplanung und Ressourcenabschätzung. Er wird in Abstimmung mit der Projektleitung und den Budgetverantwortlichen erstellt und offiziell freigegeben – häufig durch das Lenkungsgremium oder die Geschäftsführung.

Ist er einmal beschlossen, dient er als Bezugspunkt für alle Kostenabweichungen – in monatlichen Reports, im Earned Value Management oder im berüchtigten Kaffeeküchengespräch, wenn das Projekt „plötzlich“ teurer wird.

Was enthält der Kostenbasisplan?

Ein vollständiger Kostenbasisplan umfasst in der Regel:

• Kosten je Arbeitspaket oder Projektphase
• Zahlungszeitpunkte oder Verteilung über die Projektlaufzeit
• Summierte Planwerte (Plankostenkurve)
• Puffer und Reserven – sofern der Mut zur Transparenz vorhanden ist
• Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche in der Projektsteuerung

In vielen Unternehmen ist der Plan Teil des Projektstrukturplans (PSP) oder eingebettet in ein Controlling-Dashboard. Wer’s analog mag: Ein sauber gepflegtes Excel tut’s auch – solange niemand versehentlich Spalte G löscht.

Dokumentationspflicht, Archivierung und Schutz

Der Kostenbasisplan ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektakte . Er unterliegt meist einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren , insbesondere bei öffentlich geförderten Projekten oder im Rahmen von ISO-zertifizierten Projektmanagementsystemen.

Da er projektsensible Daten, Kalkulationen und ggf. vertrauliche Budgets enthält, ist ein Zugriffsschutz zwingend erforderlich. Nach Projektende: bitte nicht einfach löschen, sondern versionsgesichert archivieren – idealerweise dort, wo auch spätere Audits vorbeischauen.

Nach dem Plan ist vor dem Plan

Ein Kostenbasisplan ist kein starres Monument. Projekte entwickeln sich, und damit auch Budgets. Daher sind Anpassungen mit Versionsnummern und Nachverfolgung üblich – ganz nach dem Motto: Vertrauen ist gut, aber Budgetverlauf ist besser.

Fazit

Der Kostenbasisplan ist das Dokument, das aus Vermutungen belastbare Zahlen macht. Er ist Plan, Maßstab und Frühwarnsystem zugleich. Wer ihn gewissenhaft erstellt, spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven – und verhindert, dass das Projektbudget am Ende so aussieht wie der Einkaufszettel eines 6-Jährigen im Süßwarenladen.