Der Projektstrukturplan: Komplexes greifbar machen

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Darstellung aller Projektbestandteile – von der obersten Ebene (Projektziel) bis hin zu detaillierten Arbeitspaketen. Ziel ist es, das gesamte Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und konkrete Leistungen zu gliedern, sodass nichts vergessen wird und jede Zuständigkeit eindeutig ist .

Typischerweise unterscheidet man drei Strukturierungslogiken:

• Objektorientiert: z. B. nach Bauabschnitten, Modulen oder Komponenten
• Funktionsorientiert: z. B. nach Aufgaben wie Entwicklung, Qualitätssicherung, Vertrieb
• Phasenorientiert: z. B. Planung – Umsetzung – Test – Abnahme

Der PSP wird oft grafisch dargestellt, kann aber auch tabellarisch aufgebaut sein.

Funktionen und Vorteile

Ein gut ausgearbeiteter Projektstrukturplan…

• bildet die Gesamtleistung vollständig ab
• ist die Grundlage für Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung
• schafft eine einheitliche Begriffswelt im Projektteam
• hilft bei der Vermeidung von Doppelarbeit und Lücken
• ist Voraussetzung für ein systematisches Controlling

Er ist auch der Ausgangspunkt für viele weitere Dokumente wie Arbeitspakete, Vorgangsliste, Meilensteinplan oder Projektkalender .

Form, Format und Pflege

PSPs können in Excel, PowerPoint, Projektmanagementtools oder spezialisierten PSP-Tools erstellt werden. Entscheidend ist, dass die Struktur eindeutig, konsistent und projektbezogen ist. Der PSP sollte gemeinsam im Projektteam entwickelt werden – das sorgt für Klarheit und Akzeptanz.

Ein Projektstrukturplan ist kein starres Konstrukt. Er kann und sollte im Projektverlauf angepasst werden, wenn sich Anforderungen oder Rahmenbedingungen ändern. Änderungen sollten dabei klar dokumentiert und versioniert werden.

Dokumentation und Aufbewahrung

Der Projektstrukturplan ist Teil der Projektdokumentation. Besonders bei komplexen oder regulierten Projekten (z. B. Bau, IT, Pharma) ist er ein relevanter Nachweis gegenüber Auftraggebern, Prüfstellen oder Förderinstitutionen . In vielen Fällen bleibt der PSP auch nach Projektende Basis für Wartung, Support oder Weiterentwicklung .

Fazit

Ein Projektstrukturplan zeigt, was zu tun ist, wo die Grenzen liegen und wie die Projektteile ineinandergreifen. Wer ihn unterschätzt, riskiert Unklarheit, Reibungsverluste und Fehlplanung. Wer ihn klug einsetzt, schafft Transparenz, Effizienz und die Grundlage für ein professionell geführtes Projekt.