Die Auftragsbestätigung als Nachweisdokument – rechtlich auf der sicheren Seite
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist ein kaufmännisches Dokument, mit dem ein Unternehmen die Annahme eines Angebots oder einer Bestellung bestätigt. Sie ist häufig rechtsverbindlich, insbesondere wenn sie zusätzliche oder geänderte Bedingungen enthält, denen der Kunde nicht widerspricht.
Typischerweise wird sie schriftlich per E-Mail oder Brief versendet und enthält alle relevanten Details zur vereinbarten Leistung.
Welche Inhalte gehören in eine Auftragsbestätigung?
Eine vollständige Auftragsbestätigung sollte u. a. folgende Punkte enthalten:
- Referenz auf das Angebot oder die Bestellung
- Beschreibung der vereinbarten Leistung oder Ware
- Mengenangaben, Preise, ggf. Rabatte
- Liefertermin oder -zeitraum
- Zahlungsbedingungen
- Hinweise zu AGB oder besonderen Vereinbarungen
Optional können auch rechtliche Hinweise, Ansprechpartner oder Hinweise zum weiteren Ablauf ergänzt werden.
Wozu dient die Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung dokumentiert, was genau zwischen den Parteien vereinbart wurde – und schafft dadurch Verbindlichkeit. Sie dient:
- der Absicherung bei Unklarheiten oder Konflikten,
- der internen Koordination (z. B. für Produktion oder Logistik),
- als Buchhaltungsgrundlage,
- und bei Bedarf als Beweismittel vor Gericht.
Gerade bei komplexen Leistungen oder größeren Mengen ist sie eine wichtige Kontroll- und Kommunikationshilfe.
Aufbewahrungspflicht
Als Bestandteil der Geschäftsunterlagen ist die Auftragsbestätigung aufbewahrungspflichtig. Die gesetzliche Frist beträgt in Deutschland 6 Jahre (§ 257 HGB). Sie sollte geordnet, nachvollziehbar und im Original oder digital archiviert werden – am besten zusammen mit dem zugehörigen Angebot und der späteren Rechnung.
Fazit
Die Auftragsbestätigung ist mehr als ein reiner Verwaltungsakt – sie ist ein zentrales Dokument der Geschäftskommunikation, das Transparenz schafft und Geschäftsbeziehungen absichert. Wer sie sorgfältig erstellt und dokumentiert, spart sich später viele Nachfragen – und im Zweifel auch Diskussionen.
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