Die Vorgangsliste – Überblick über Aufgaben, Abläufe und Fortschritt
Was ist eine Vorgangsliste?
Eine Vorgangsliste ist eine strukturierte Übersicht über einzelne Arbeitspakete oder Prozessschritte , meist in tabellarischer Form. Jeder Eintrag beschreibt einen konkreten Vorgang , oft ergänzt um Informationen wie Start- und Enddatum, verantwortliche Person, Bearbeitungsstatus oder Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen.
In Projektmanagement-Methoden wie PMI oder PRINCE2 ist sie ein wichtiges Steuerungsinstrument und eng mit Zeit-, Ressourcen- und Aufgabenplanung verknüpft.
Typische Inhalte einer Vorgangsliste
- Vorgangsnummer oder ID
- Beschreibung des Vorgangs
- Zuständige Person oder Abteilung
- Geplanter Start- und Endtermin
- Aktueller Status (z. B. offen, in Arbeit, abgeschlossen)
- Priorität oder Dringlichkeit
- Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen
Optional kann sie auch um Fortschrittsbalken, Kommentare oder Prüftermine ergänzt werden.
Einsatzgebiete
Vorgangslisten kommen in Projekten, Prozessen und im Qualitätsmanagement zum Einsatz – überall dort, wo Abläufe geplant, dokumentiert und gesteuert werden. Sie helfen bei der Kommunikation im Team, der Vermeidung von Doppelarbeit und der Terminkontrolle .
Aufbewahrung und Dokumentation
Je nach Relevanz und Branche gelten Vorgangslisten als dokumentationspflichtig , vor allem im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen oder öffentlichen Aufträgen. Auch in Audits oder Projektabschlussberichten dienen sie als Nachweis für nachvollziehbare Arbeitsschritte .
Fazit
Eine Vorgangsliste ist weit mehr als eine To-do-Liste. Sie ist ein Arbeits-, Kontroll- und Kommunikationsinstrument , das hilft, Projekte strukturiert voranzutreiben – Schritt für Schritt.
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