Dokumentationen im Unternehmen: Bedeutung, Arten und Aufbewahrung

Was bedeutet „Dokumentation“?

Dokumentation bezeichnet das systematische Festhalten von Informationen in schriftlicher, digitaler oder visueller Form – etwa zu Prozessen, Ergebnissen, Beobachtungen, Entscheidungen oder Zuständen. Ziel ist es, diese Inhalte nachvollziehbar, überprüfbar und dauerhaft verfügbar zu machen.

Sie kann ganz unterschiedlich aussehen: als Protokoll, Plan, Bericht, Nachweis, Beschreibung, Messwert oder multimedialer Beitrag – je nach Kontext und Zweck.

Warum ist Dokumentation wichtig?

Eine gute Dokumentation erfüllt mehrere Funktionen: Sie dient der Sicherung von Wissen , besonders bei Personalwechsel oder über längere Zeiträume hinweg. Sie schafft Rechtssicherheit, etwa bei Prüfungen, in der Haftung oder im Qualitätsmanagement. Sie ermöglicht Transparenz und klare Kommunikation , besonders bei komplexen Abläufen mit mehreren Beteiligten. Auch Prozessverbesserungen lassen sich nur auf Basis dokumentierter Abläufe realisieren – ebenso wie Vermeidung von Doppelarbeit, wenn vorhandenes Wissen zugänglich ist.

Ob in der Pflege, im Maschinenbau, in der Softwareentwicklung oder Verwaltung – überall, wo Verantwortung übernommen wird, ist Dokumentation Schutz und Ressource zugleich.

Welche Arten von Dokumentation gibt es?

Je nach Ziel und Medium lassen sich unterschiedliche Formen unterscheiden: Die technische Dokumentation begleitet Maschinen, Produkte oder Software. Die Verfahrensdokumentation ist häufig in der Buchhaltung oder IT vorgeschrieben. Die Projektdokumentation umfasst alles von der Planung bis zum Projektabschluss. In vielen Branchen gibt es auch Verlaufsdokumentationen, etwa in der Medizin, Sozialarbeit oder IT. Hinzu kommen organisatorische Dokumentationen wie Organigramme, Rollenbeschreibungen oder Richtlinien. Allen gemeinsam ist: Sie müssen zugänglich, verständlich und aktuell gehalten werden, um ihren Zweck zu erfüllen.

Was macht gute Dokumentation aus?

Gute Dokumentation ist nicht zu viel und nicht zu wenig – sondern zweckmäßig. Sie zeichnet sich durch klare Sprache , eine logische Struktur und verlässliche Inhalte aus. Sie muss dort auffindbar sein, wo sie gebraucht wird – sei es im Ordner, im Intranet oder im digitalen System. Ebenso wichtig ist, dass sie regelmäßig gepflegt und bei Änderungen aktualisiert wird – idealerweise mit Versionierung, um Entwicklungen nachvollziehen zu können.

Aufbewahrung und Datenschutz

Dokumentationen unterliegen in vielen Fällen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten . Je nach Inhalt und Anwendungsbereich gelten unterschiedliche Fristen – häufig zwischen sechs und zehn Jahren, etwa nach Handelsgesetzbuch (HGB) , Abgabenordnung (AO) oder branchenspezifischen Vorgaben. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumentation in Papierform oder digital vorliegt – entscheidend ist, dass sie im Fall einer Prüfung vollständig, nachvollziehbar und ordnungsgemäß gespeichert ist. Besonders bei sensiblen Inhalten, wie personenbezogenen Daten , sind auch datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen solche Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden – etwa durch Aktenvernichtung nach DIN 66399 bei Papierdokumenten oder durch sichere Löschung bei digitalen Dateien. Auch der Zugriff auf Dokumentationen muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer geregelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Fazit

Dokumentation ist nicht Selbstzweck, sondern Werkzeug für Klarheit, Verantwortung und Fortschritt . Sie hilft, Zusammenhänge zu verstehen, Entscheidungen abzusichern und Prozesse zu verbessern. Richtig gemacht, spart sie nicht nur Zeit und Nerven – sie stärkt auch Vertrauen, Professionalität und Nachweisfähigkeit. Und das gilt in jeder Branche.