Geschäftskorrespondenz: Bedeutung, Form und Aufbewahrung

Was zählt zur Geschäftskorrespondenz?

Unter Geschäftskorrespondenz versteht man alle schriftlichen Mitteilungen mit geschäftlichem Inhalt , die zwischen Unternehmen und Dritten ausgetauscht werden. Dazu zählen unter anderem:

• Angebots- und Preisanfragen
• Auftragsbestätigungen
• Reklamationsschreiben
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Projektabsprachen, Lieferzusagen, Terminänderungen
• allgemeiner Schriftverkehr mit Behörden, Kundinnen und Kunden oder Dienstleistern

Geschäftskorrespondenz kann per Brief, Fax oder E-Mail erfolgen – zunehmend auch über digitale Plattformen und integrierte Kommunikationssysteme.

Funktionen und Bedeutung

Geschäftskorrespondenz erfüllt gleich mehrere Rollen:
Sie dokumentiert Geschäftsvorgänge, schafft Rechtsklarheit , und dient als Informations- und Abstimmungsinstrument. Darüber hinaus prägt sie den Eindruck, den ein Unternehmen nach außen vermittelt – denn Stil, Schnelligkeit und Verlässlichkeit in der schriftlichen Kommunikation sagen viel über die Unternehmenskultur aus.

In bestimmten Fällen kann Geschäftskorrespondenz sogar rechtsverbindlichen Charakter haben, etwa bei Lieferzusagen, Fristsetzungen oder kaufmännischen Bestätigungsschreiben.

Formale Anforderungen für Geschäftskorrespondenz

Auch wenn Geschäftskorrespondenz oft alltäglich erscheint, gelten für sie klare formale Maßstäbe – sowohl hinsichtlich der Gestaltung als auch in rechtlicher Hinsicht.

Für das äußere Erscheinungsbild orientieren sich viele Unternehmen an der DIN 5008, die empfohlene Regeln für den Aufbau und das Layout von Geschäftsbriefen und E-Mails vorgibt. 

Dazu gehören u.a.:

• ein einheitlicher Briefkopf mit Absender- und Empfängeranschrift
• eine strukturierte Betreffzeile
• korrekte Datums- und Zeitangaben
• ein klar gegliederter Fließtext mit Absätzen
• einheitliche Schriftarten und Formatierungen
• professionelle Grußformeln und Signaturen

Die Anwendung der DIN 5008 ist nicht verpflichtend, aber sie sorgt für ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild und ist insbesondere in größeren Unternehmen Standard.

Darüber hinaus hat Geschäftskorrespondenz häufig auch rechtliche Relevanz. Sobald sie geschäftsrelevante Inhalte wie Preisverhandlungen, Auftragsabsprachen oder Lieferbedingungen enthält, gilt sie nach § 257 HGB und § 147 AO als aufbewahrungspflichtiges Dokument mit einer Frist von sechs Jahren. Dies betrifft auch E-Mails, sofern sie entsprechende Inhalte transportieren.

Enthält die Korrespondenz personenbezogene Daten – etwa in Kundenanfragen, Beschwerden oder Vertragsdetails – greift zusätzlich die DSGVO, insbesondere in Bezug auf:

• die Vertraulichkeit der Kommunikation
• den Zugriffsschutz und Löschfristen
• die Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung

So wird aus einem simplen Schreiben schnell ein rechtlich relevantes Dokument, das professionell erstellt, archiviert und evtl. auch datenschutzkonform behandelt werden muss.

Aufbewahrungspflicht der Geschäftskorrespondenz und Archivierung

Geschäftskorrespondenz unterliegt nach § 257 HGB und § 147 AO in vielen Fällen der Aufbewahrungspflicht – insbesondere, wenn sie handels- oder steuerrechtlich relevant ist. Typische Fristen:

• 6 Jahre für empfangene und versandte Handelsbriefe, also auch für E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
• Bei Anbindung an Geschäftsvorgänge (z. B. Angebotsannahme, Mahnwesen) gelten auch 10 Jahre wie bei Buchungsbelegen

Die Archivierung sollte vollständig, systematisch und zugriffssicher erfolgen – idealerweise digital, mit klarer Struktur nach Vorgängen, Datum oder Absender.

Datenschutz und Löschung

Auch Geschäftskorrespondenz enthält häufig personenbezogene Daten . Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen solche Schreiben datenschutzkonform vernichtet oder gelöscht werden. Für Papierunterlagen empfiehlt sich die Aktenvernichtung nach DIN 66399, für digitale Inhalte eine dokumentierte und rückstandsfreie Löschung – inklusive Anhänge und Backup-Systeme.

Fazit

Geschäftskorrespondenz ist kein beiläufiges Schreiben, sondern ein strategisches Instrument professioneller Kommunikation. Sie trägt zur Klarheit in Geschäftsbeziehungen bei, stärkt Vertrauen und kann im Zweifel den entscheidenden Unterschied machen. Wer sie sorgfältig formuliert, systematisch aufbewahrt und sicher verwaltet, handelt nicht nur professionell – sondern auch vorausschauend.