Inventarliste – Aufbau, Pflicht und Nutzen im Überblick

Was ist eine Inventarliste?

Die Inventarliste (auch Inventarverzeichnis genannt) ist ein detailliertes, geordnetes Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens oder einer Einrichtung . Sie wird im Rahmen der Inventur erstellt – also der körperlichen und buchmäßigen Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Stichtag.

Die Inventarliste ist Bestandteil des gesetzlich vorgeschriebenen Inventars nach § 240 HGB und damit ein wesentliches Element der ordnungsgemäßen Buchführung.

Wozu dient die Inventarliste?

Eine Inventarliste erfüllt gleich mehrere Zwecke:

• Dokumentation des tatsächlichen Bestands (z. B. Maschinen, Möbel, Lagerware)
• Vergleich mit den Buchwerten zur Aufdeckung von Differenzen
• Grundlage für Bilanzierung und Bewertung
• Nachweis für Versicherungen, Fördermittel oder Prüfungen
• Schutz vor Diebstahl oder Schwund durch regelmäßige Kontrolle

Auch im nicht-kaufmännischen Bereich – etwa in Schulen, Vereinen oder öffentlichen Einrichtungen – ist eine gepflegte Inventarliste wichtig für Verwaltung, Ersatzbeschaffung und Transparenz.

Was gehört in eine Inventarliste?

Die konkrete Ausgestaltung hängt vom Anwendungsfall ab. Üblicherweise enthält sie folgende Angaben:

• Bezeichnung des Gegenstands (z. B. Laptop, Regal, Bohrmaschine)
• Inventarnummer oder Kennzeichnung
• Menge / Stückzahl
• Standort oder Einsatzbereich
• Anschaffungsdatum und -wert
• aktueller Zustand oder ggf. Restwert
• Verantwortliche Person (z. B. Nutzer:in oder Abteilung)

In der Praxis kann die Inventarliste digital oder auf Papier geführt werden – idealerweise mit regelmäßiger Aktualisierung und klarer Struktur.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung von Inventarlisten

Die Inventarliste ist Teil des Inventars und damit aufbewahrungspflichtig für 10 Jahre nach § 257 HGB . Sie sollte geordnet, vollständig und jederzeit auffindbar archiviert werden – ob digital oder analog. Bei elektronischer Führung gilt: revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar speichern.

Datenschutz und Vernichtung

Wenn Inventarlisten personenbezogene Daten enthalten (z. B. durch Zuordnung von Geräten zu Mitarbeitenden), müssen sie datenschutzkonform behandelt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist eine sichere Vernichtung erforderlich – z. B. nach DIN 66399, mindestens Schutzklasse 2 für sensible interne Informationen.

Inventar erfassen leicht gemacht: In 6 Schritten zur Inventarliste

1. Standorte festlegen: Bestimmen, welche Räume, Lager oder Außenstellen erfasst werden.
2. Inventargruppe wählen: z.B. Möbel, IT-Geräte, Maschinen, Fahrzeuge.
3. Erfassungsbogen oder Software nutzen: Vorlage vorbereiten oder digitales System auswählen.
4. Gegenstände erfassen: Stück für Stück eintragen – mit Bezeichnung, Menge, Standort, Zustand, ggf. Anschaffungswert.
5. Inventarnummern vergeben: Zur eindeutigen Zuordnung und Nachverfolgung.
6. Daten kontrollieren und sichern: Doppelte Einträge vermeiden, Liste prüfen und archivieren.

So entsteht eine Inventarliste, die nicht nur vollständig, sondern auch praktisch nutzbar ist.

Fazit

Die Inventarliste ist mehr als eine Übersicht – sie ist ein wirtschaftliches, rechtliches und organisatorisches Steuerungsinstrument . Wer sie regelmäßig pflegt, schafft Transparenz, reduziert Verluste und stärkt die Grundlage für Bilanz, Controlling und Planung. Kurz: Wer weiß, was er hat, kann besser entscheiden.