Das Kassenbuch: Pflicht, Inhalt und richtige Führung

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein chronologisch geführtes Dokument, das sämtliche Bargeldbewegungen eines Unternehmens aufzeichnet. Es zeigt, wann, wofür und in welcher Höhe Bargeld ein- oder ausgezahlt wurde – inklusive Anfangsbestand, Zwischensummen und Endbestand.

Das Kassenbuch kann handschriftlich in gebundener Form oder elektronisch (z. B. mit DATEV, Lexware, Excel oder Kassensoftware) geführt werden – Hauptsache, es ist unveränderbar und vollständig nachvollziehbar .

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Ein Kassenbuch ist verpflichtend für:

• Unternehmen mit Barverkehr, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
• z. B. Einzelhändler, Gastronomie , Handwerksbetriebe, Arztpraxen
• Auch bei freiwilliger Buchführung ist ein Kassenbuch oft sinnvoll, um die Buchhaltung sauber zu halten

Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen kein Kassenbuch im engeren Sinn führen – aber auch sie sollten Barbewegungen separat dokumentieren , um Nachweispflichten erfüllen zu können.

Was muss im Kassenbuch stehen?

Ein vollständiges Kassenbuch enthält:

• Datum jeder Buchung
• Belegnummer oder Verweis auf einen Barbeleg
• Buchungstext (z. B. „Bargeld aus Kasse für Porto“)
• Einnahme- oder Ausgabebetrag
• aktueller Kassenbestand nach jeder Buchung
• Hinweis auf Belegaufbewahrung

Fehlen Angaben, sind Buchungen geschätzt oder der Bestand stimmt nicht mit der Realität überein, kann das im Falle einer Betriebsprüfung zu Problemen führen – bis hin zur Schätzung durch das Finanzamt.

Aufbewahrung und Prüfung von Kassenbüchern

Ein Kassenbuch ist ein aufbewahrungspflichtiges Dokument nach § 257 HGB und § 147 AO – die Frist beträgt 10 Jahre. Es muss jederzeit prüfbar sein und darf nachträglich nicht verändert werden. Elektronische Kassenbücher unterliegen zusätzlich der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Vernichtung und Datenschutz

Auch wenn das Kassenbuch keine sensiblen personenbezogenen Daten enthalten muss, kann es z. B. durch Kundennamen auf Belegen oder interne Zahlungsflüsse datenschutzrelevante Informationen enthalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist daher eine sichere Vernichtung erforderlich – bei Papierbelegen z. B. nach DIN 66399 (mindestens Schutzklasse 2), bei digitalen Daten durch nachweisbare, vollständige Löschung .

Typische Fehler im Kassenbuch und wie man sie vermeidet

Ein Kassenbuch muss nicht kompliziert sein, solange man einige grundlegende Regeln beachtet. Dennoch schleichen sich in der Praxis immer wieder Fehler ein: nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung, fehlende oder unvollständige Belege, Rundungsungenauigkeiten oder Doppelerfassungen. Auch das bloße Vergessen von Kleinbeträgen, etwa für Porto oder Trinkgeld, kann zu Unstimmigkeiten führen. Wer GoBD-konform arbeiten will, sollte auf Unveränderbarkeit, tägliche Kassenführung und vollständige Dokumentation achten und idealerweise mit Softwarelösungen arbeiten, die diese Standards automatisch absichern. So bleibt das Kassenbuch nicht nur korrekt, sondern auch prüfungssicher.

Fazit

Ein sauber geführtes Kassenbuch ist mehr als Pflicht – es schützt vor Fehlern, schafft Vertrauen und ist Grundlage für steuerliche Korrektheit. Ob handschriftlich oder digital: Wer Bargeld verarbeitet, braucht ein transparentes und lückenloses Dokument , das auf Anfrage sofort geprüft werden kann.