Kostenstrategie im Projekt: Der Kostenmanagementplan
Was ist ein Kostenmanagementplan?
Der Kostenmanagementplan ist ein Teil des übergeordneten Projektmanagementplans . Er beschreibt die grundsätzliche Herangehensweise an das Kostenmanagement im Projekt . Ziel ist es, Kosten nicht nur zu erfassen, sondern aktiv zu steuern – von der ersten Schätzung bis zur letzten Abrechnung.
Im Gegensatz zum Kostenbasisplan, der den genehmigten Budgetrahmen dokumentiert, ist der Kostenmanagementplan ein regelbasiertes Steuerungsinstrument , das den Umgang mit Kosten systematisiert.
Was gehört in einen Kostenmanagementplan?
Ein vollständiger Kostenmanagementplan enthält typischerweise folgende Elemente:
- Grundlagen und Ziele des Kostenmanagements
- Verwendete Methoden zur Kostenschätzung (z. B. Bottom-up, Analogieverfahren)
- Budgetierungsprozess und Verantwortlichkeiten
- Definition des Kostenbasisplans als Referenzwert
- Überwachung und Kontrolle (z. B. Soll-Ist-Vergleich, Earned Value Analysis)
- Frequenz und Form von Berichten
- Risikomanagement im Kostenkontext (z. B. Umgang mit Kostenunsicherheiten)
- Änderungsmanagement für Budgetanpassungen
- ggf. Toolnutzung, z. B. ERP-Systeme, Projektcontrolling-Software
Wichtig: Der Plan ist maßgeschneidert auf das Projekt – in einem kleinen Softwareprojekt reicht eine kompakte Fassung, in einem Infrastrukturprojekt braucht es klare, tief gegliederte Prozesse.
Funktion und Nutzen
Der Kostenmanagementplan sorgt für:
- Transparenz über Kostenprozesse
- Verlässliche Entscheidungsgrundlagen für Projektleitung und Steuerung
- Konsistenz zwischen Planung, Ausführung und Kontrolle
- Reduzierung von Risiken durch strukturierte Vorkehrungen
- Grundlage für Rechenschaftspflicht, z. B. bei Förderprojekten oder Konzernprojekten
Er schafft ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten dafür, wie mit finanziellen Ressourcen umzugehen ist – und hilft, Kostenabweichungen frühzeitig zu erkennen und zu begrenzen.
Dokumentationspflicht und Datenschutz
Als Bestandteil des Projektmanagementplans ist der Kostenmanagementplan aufbewahrungspflichtig, insbesondere bei größeren oder öffentlich geförderten Projekten. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach internen Vorgaben oder gesetzlichen Anforderungen – typischerweise 6–10 Jahre .
Enthält der Plan personenbezogene oder vertrauliche Budgetdaten , muss er zugriffsgeschützt gespeichert und nach Projektende datenschutzgerecht archiviert oder vernichtet werden.
Fazit
Der Kostenmanagementplan ist kein Zusatzdokument für besonders ordentliche Projektleiter , sondern ein zentrales Steuerungsinstrument, das dafür sorgt, dass finanzielle Ziele nicht aus dem Blick geraten. Wer ihn erstellt, gewinnt nicht nur Kontrolle – sondern auch Vertrauen bei Stakeholdern, Fördergebern und dem eigenen Team.
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