Projektauftrag: Das Dokument für den offiziellen Projektstart

Inhalt und Struktur

Ein Projektauftrag enthält typischerweise:

• Projektbezeichnung und Auftraggeber
• Ziele und Nicht-Ziele
• Projektumfang und Abgrenzungen
• Ressourcenrahmen (z. B. Budget, Zeit, Personal)
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Rahmenbedingungen und Einschränkungen
• Zeitlicher Rahmen / Start- und Enddatum
• Genehmigung durch die Projektleitung bzw. Geschäftsführung

Je nach Projektgröße und Organisationsform kann der Projektauftrag schlank oder sehr umfangreich sein. Wichtig ist: Er muss verständlich, verbindlich und dokumentiert sein.

Bedeutung in der Projektpraxis

Der Projektauftrag schafft Verbindlichkeit und Orientierung . Er ist der Maßstab, an dem später Projektverlauf und -erfolg gemessen werden. Darüber hinaus erfüllt er zentrale Funktionen:

• Kommunikationsgrundlage für interne und externe Beteiligte
• Absicherung gegenüber Auftraggebern und Stakeholdern
• Basis für das Projektcontrolling

In agilen Projekten existiert meist kein klassischer Projektauftrag – doch auch dort gibt es oft eine Form von Initialisierung, etwa in Form von Vision Statements oder Product Initiation Documents.

Rechtliche und organisatorische Relevanz

Ein Projektauftrag kann auch vertragliche Bedeutung haben – insbesondere bei externen Projektverhältnissen. Auch im Konzernumfeld oder bei öffentlich geförderten Vorhaben ist der Projektauftrag ein wichtiges Dokument zur Nachvollziehbarkeit und Prüfung. Er sollte daher gut dokumentiert, versioniert und archiviert werden.

Archivierung und Aufbewahrung

Der Projektauftrag gehört zur Projektakte und wird in der Regel bis zum Abschluss und darüber hinaus aufbewahrt. In regulierten Branchen oder bei öffentlich geförderten Projekten gelten oft spezifische Fristen – häufig zwischen 6 und 10 Jahren. Auch bei internen Projekten ist die Archivierung sinnvoll, etwa zur Erfahrungssicherung oder bei Nachfolgeprojekten.

Fazit

Ein Projekt, das gut startet, hat bessere Chancen, auch gut zu enden. Der Projektauftrag sorgt dafür, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis teilen – über Ziele, Rahmen, Grenzen und Verantwortlichkeiten. Er schafft eine gemeinsame Ausgangsbasis und dokumentiert die Absprache verbindlich. Kurz gesagt: Der Projektauftrag ist der formale und inhaltliche Anker jedes Projekts.