Der Projektbericht: Projektsteuerung strukturiert dokumentieren

Inhalt und Aufbau eines Projektberichts

Ein Projektbericht ist je nach Zielgruppe und Anlass unterschiedlich umfangreich. Typischerweise enthält er:

• Projektbezeichnung, Berichtszeitraum und Verfasser
• Aktuellen Status (z. B. nach Ampelsystem)
• Erreichte Meilensteine und Fortschritte
• Abweichungen vom Plan (Zeit, Kosten, Qualität)
• Ressourcensituation
• Risiken, Probleme und Maßnahmen
• Nächste Schritte

Er kann zusätzlich visuelle Elemente wie Gantt-Diagramme, Tabellen oder Fortschrittsbalken enthalten. Entscheidend ist, dass der Bericht verständlich, relevant und zielgerichtet ist – nicht zu ausführlich, aber auch nicht zu vage .

Funktionen und Nutzen

Ein Projektbericht erfüllt gleich mehrere Funktionen:

• Er schafft Transparenz im Projektverlauf
• Er dient der Frühwarnung, z. B. bei Verzögerungen oder Engpässen
• Er dokumentiert Entscheidungsgrundlagen und -verläufe
• Er erleichtert die Kommunikation mit Auftraggeber:innen, Controlling oder Management
• Er bildet die Basis für Lessons Learned und Projektabschlussdokumentation

Regelmäßige Projektberichte – z. B. wöchentlich, monatlich oder zu Meilensteinen – sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil der Projektsteuerung .

Form und Format

Projektberichte können schriftlich oder digital, als Word-Dokument, PDF oder direkt im Projektmanagement-Tool erstellt werden. Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit: Wer den Bericht liest, soll auf einen Blick erkennen, wo das Projekt steht und wo Handlungsbedarf besteht .

Archivierung und Aufbewahrung

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Archivierung besteht, sollten Projektberichte im Rahmen der Projektdokumentation aufbewahrt werden – insbesondere bei förderrelevanten, rechtlich sensiblen oder sicherheitskritischen Projekten. Sie dienen im Nachgang als Beleg für geleistete Arbeiten , als Entscheidungsprotokoll oder zur Qualitätssicherung .

Fazit

Ein Projektbericht ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug der Führung . Wer regelmäßig berichtet, schafft Vertrauen, verringert Reibungsverluste und bleibt steuerungsfähig. Ob digital oder auf Papier – gute Projektberichte bringen Projekte in Bewegung, statt sie zu verwalten.