Projektdokumente: Die wichtigsten Unterlagen im Projekt auf einen Blick

Welche Dokumente gehören zur Projektdokumentation?

Die konkrete Ausgestaltung hängt von Branche, Projektgröße und Methodik ab – dennoch gibt es typische Dokumenttypen, die in den meisten Projekten vorkommen:

• Initialdokumente: Projektauftrag, Lastenheft, Pflichtenheft
• Planungsdokumente: Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan, Risikoanalyse
• Steuerungsunterlagen: Projektstatusberichte, Meilensteinlisten, Änderungsanträge
• Kommunikationsdokumente: Protokolle, Kommunikationspläne, Stakeholderregister
• Abschlussdokumente: Projektabschlussbericht, Lessons Learned, Übergabedokumente

Besonders in regulierten Umfeldern – etwa in der Medizintechnik oder der IT-Sicherheit – gibt es zusätzlich dokumentationspflichtige Nachweise für bestimmte Prozesse und Entscheidungen.

Funktionen und Nutzen

Projektdokumente erfüllen zentrale Aufgaben:

• Sie strukturieren den Ablauf und geben Orientierung
• Sie schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Sie dokumentieren Verantwortlichkeiten und Entscheidungen
• Sie dienen als Kommunikationsgrundlage zwischen Projektbeteiligten
• Sie sichern das Projektwissen für Audits, Fördergeber oder Folgeprojekte

Kurz: Projektdokumente sind das Rückgrat eines gut geführten Projekts.

Ordnung, Versionierung, Zugriff

Damit Dokumente ihren Zweck erfüllen, müssen sie gut strukturiert, eindeutig benannt und zentral zugänglich sein. Versionierung ist dabei essenziell – vor allem bei Änderungsdokumenten oder Plänen. Moderne Projektmanagement-Tools, DMS-Systeme oder zentrale Projektlaufwerke helfen, Transparenz und Aktualität sicherzustellen. In größeren Organisationen empfiehlt sich ein Dokationsstandard oder eine Vorlage , um einheitliche Qualität zu gewährleisten.

Aufbewahrung und Archivierung

Auch nach Projektabschluss behalten Projektdokumente ihren Wert. Ob als Nachweis, Erfahrungsquelle oder Haftungsgrundlage – sie sollten archiviert und bei Bedarf schnell auffindbar sein. Die Aufbewahrungsdauer variiert je nach Unternehmenspolitik, Projektart oder rechtlichen Vorgaben – gängig sind 6 bis 10 Jahre , bei geförderten oder vertraglich gebundenen Projekten teils auch länger.

Fazit

Projektdokumente sind kein bürokratischer Selbstzweck – sie sind Werkzeuge der Verständigung, Steuerung und Qualitätssicherung . Wer sie sorgfältig erstellt, pflegt und zugänglich macht, reduziert Risiken, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit und sorgt für ein professionelles Projekterlebnis. In Projekten gilt: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht gesagt – oder nie getan.