Projektmanagementplan – Das Fundament jedes professionellen Projekts

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projektmanagementplan ist nicht nur ein einzelnes Dokument , sondern eine strukturierte Zusammenführung aller wesentlichen Planungsdokumente . Je nach Komplexität des Projekts umfasst er u. a.:

• Projektauftrag (als Ausgangspunkt)
• Zeitplan / Terminmanagementplan
• Kostenplan / Budget
• Beschaffungsmanagementplan
• Qualitätsmanagementplan
• Risikomanagementplan
• Kommunikationsplan
• Ressourcen- und Kapazitätsplanung
• Stakeholderanalyse
• Änderungsmanagement

Viele dieser Pläne existieren separat, der Projektmanagementplan führt sie zusammen, koordiniert sie und definiert Schnittstellen.

Funktionen und Nutzen

Der Projektmanagementplan erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig:

• Orientierung: Er beschreibt den Weg zur Zielerreichung
• Koordination: Er schafft klare Zuständigkeiten und Prozesse
• Dokumentation: Er hält Planungsannahmen, Rahmenbedingungen und Entscheidungen nachvollziehbar fest
• Kommunikation: Er dient als gemeinsames Referenzdokument für alle Projektbeteiligten
• Controlling-Grundlage: Er macht Fortschritt und Abweichungen messbar

In vielen Organisationen ist der Projektmanagementplan auch Grundlage für Freigabeprozesse oder interne Audits.

Form, Umfang und Anpassung

Der Aufbau eines Projektmanagementplans orientiert sich meist an internen Standards oder anerkannten Methoden wie PMI®, PRINCE2® oder DIN 69901 . Während kleine Projekte mit wenigen Seiten auskommen, können große Vorhaben umfangreiche, modulare Pläne enthalten. Wichtig ist: Der Projektmanagementplan ist ein lebendes Dokument, das regelmäßig aktualisiert werden sollte – etwa bei Planänderungen, Risikoneubewertungen oder neuen Stakeholder-Anforderungen.

Archivierung und Revisionssicherheit

Der Projektmanagementplan gehört zur verbindlichen Projektdokumentation . Nach Abschluss sollte er archiviert werden – häufig gemeinsam mit Statusberichten, Änderungsdokumenten und Abschlussunterlagen. In vielen Organisationen beträgt die Aufbewahrungsfrist zwischen 6 und 10 Jahren – je nach Branche und Vertragslage.

Fazit

Ein Projektmanagementplan schafft Struktur, Übersicht und Verbindlichkeit . Er vernetzt alle Teilbereiche eines Projekts und sorgt dafür, dass Informationen, Entscheidungen und Ziele kohärent gesteuert werden. Für Projektleiter:innen ist er damit nicht nur Pflicht, sondern ein echtes Steuerungsinstrument – und ein Zeichen professionellen Arbeitens.