Vereinbarungen dokumentieren: Grundlage für gelungene Zusammenarbeit

Was zählt als Vereinbarung?

Eine Vereinbarung ist ein Dokumentierter Konsens zwischen zwei oder mehreren Parteien über ein bestimmtes Thema, Ziel oder Vorgehen. Sie kann formlos oder formal , rechtsverbindlich oder rein organisatorisch sein – entscheidend ist, dass sie klar, nachvollziehbar und für alle Beteiligten verständlich formuliert ist.

Typische Beispiele:

• Kooperationsvereinbarungen
• Rahmenvereinbarungen
• Zielvereinbarungen mit Mitarbeitenden
• Nutzungsvereinbarungen oder IT-Regelungen
• Leistungsvereinbarungen zwischen Abteilungen

Wozu braucht man Vereinbarungen?

Vereinbarungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden, Erwartungen zu klären und bei Bedarf auch als Orientierung oder Beweismittel zu dienen. Sie unterstützen nicht nur eine strukturierte Zusammenarbeit , sondern auch eine konstruktive Fehlerkultur, da sie den Handlungsspielraum und die Verantwortung festlegen.

Anforderungen an gute Vereinbarungen

Damit eine Vereinbarung ihren Zweck erfüllt, sollte sie:

• konkret und verständlich formuliert sein
• Ziele, Inhalte und Bedingungen klar benennen
• Verantwortlichkeiten und Fristen definieren
• schriftlich dokumentiert und zugänglich archiviert sein
• bei Bedarf von allen Beteiligten unterzeichnet werden

Je nach Relevanz kann auch eine juristische Prüfung sinnvoll sein – z. B. bei längerfristigen oder finanziell bedeutsamen Vereinbarungen.

Aufbewahrung und Aktualisierung

Vereinbarungen sollten systematisch abgelegt und versioniert werden – insbesondere, wenn sie vertragliche Wirkung entfalten oder wiederholt angepasst werden. Die Aufbewahrungsfrist orientiert sich meist an steuerlichen oder handelsrechtlichen Vorgaben (i. d. R. 6–10 Jahre).

Fazit

Vereinbarungen sind keine Formalie, sondern ein Ausdruck von Professionalität, Klarheit und Respekt . Sie stärken das Miteinander – weil sie sagen, worauf man sich verlassen kann.