Die Quittung: Zahlungsnachweis auf Papier

Was steht in einer Quittung?

Damit eine Quittung rechtlich Bestand hat, sollte sie folgende Angaben enthalten:

• Name des Zahlungsempfängers
• Betrag in Zahlen und Worten
• Grund der Zahlung (z. B. „für Reparatur am 14. Juni“)
• Datum des Zahlungsvorgangs
• Unterschrift des Zahlungsempfängers

Optional: Zahlungsmethode (bar, Überweisung), fortlaufende Nummer, Stempel oder Logo – besonders bei geschäftlichen Quittungen.

Wann ist eine Quittung notwendig?

Eine Quittung wird typischerweise bei Barzahlungen verlangt, etwa bei Handwerksleistungen, Käufen von Privatpersonen oder in der Gastronomie. Auch Reisekostenabrechnungen, Spendenbescheinigungen und Kassenvorgänge in Unternehmen basieren häufig auf quittierten Beträgen.

Wichtig: Im Geschäftsverkehr ersetzt eine Quittung nicht zwingend eine Rechnung , kann aber eine Ergänzung oder Beleg für eine Zahlung sein – gerade bei Kleinbeträgen oder im Barzahlungsverkehr.

Aufbewahrungspflicht und Belegfunktion von Quittungen

Im geschäftlichen Kontext gilt: Quittungen sind steuerlich relevante Belege . Sie müssen daher gemäß § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt werden. Auch im privaten Bereich lohnt sich das Aufheben – etwa zur Garantie, Rückerstattung oder im Streitfall.

Die digitale Erfassung (z. B. Scan oder Foto) ist erlaubt, sofern Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.

Quittung oder Rechnung – wo liegt der Unterschied?

Obwohl sie sich auf den ersten Blick ähneln, erfüllen Quittungen und Rechnung unterschiedliche Zwecke. Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf und enthält detaillierte Angaben zur Leistung, Steuern und Fälligkeit. Eine Quittung dagegen bestätigt, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist. Sie ist damit ein Beleg für die tatsächliche Begleichung , nicht für eine offene Forderung. Im Alltag werden Quittungen oft bei Barzahlungen genutzt, während Rechnungen typischerweise bei Überweisungen oder aufgeschobenen Zahlungen zum Einsatz kommen.

Digitale Quittungen: Belegpflicht trifft Digitalisierung

Mit der Zunahme bargeldloser Zahlungen wandelt sich auch de Form des Zahlungsnachweises. Digitale Quittungen, etwa per E-Mail, App oder QR-Code, ersetzen zunehmen den Papierbeleg. Dabei gelten dieselben Anforderungen wie für klassische Quittungen. Sie müssen vollständig, nachvollziehbar und manipulationssicher sein. In Deutschland schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass bei elektronischen Kassensystemen digital oder gedruckt ein Beleg anzubieten ist.
Wichtig ist, dass auch digitale Quittungen archiviert und abrufbar bleiben, um bei Prüfungen als rechtssichere Nachweise zu gelten.

Fazit

Eine Quittung ist mehr als ein Zettel: Sie dokumentiert den Abschluss eines finanziellen Vorgangs . Wer sie ausstellt oder aufbewahrt, handelt nicht nur korrekt, sondern schützt sich im Zweifel auch vor unnötigen Diskussionen.