In Zeiten wachsender Datenmengen, digitaler Transformation und strenger Datenschutzregeln ist eine strukturierte Aktenführung nicht nur hilfreich – sie ist unverzichtbar. Dabei spielen Standards in der Aktenverwaltung eine zentrale Rolle: Sie sorgen dafür, dass Dokumente nachvollziehbar, rechtssicher und langfristig nutzbar bleiben.
Warum Standards in der Aktenverwaltung so wichtig sind
Standards schaffen einheitliche Regeln für die Verwaltung, Aufbewahrung, Sicherung und Nutzung von Akten, unabhängig davon, ob es sich um Papierakten oder digitale Dokumente handelt. Ohne klare Standards drohen Unübersichtlichkeit, Datenverlust, rechtliche Unsicherheiten oder sogar Reputationsschäden.
Funktionen und Anwendungsbereiche
Standards erfüllen vielfältige Funktionen: Sie strukturieren Dokumentenbestände, sorgen für Rechtskonformität und Nachvollziehbarkeit, erleichtern die Langzeitarchivierung und fördern effiziente Arbeitsabläufe – etwa durch automatisierte Fristenüberwachung oder gezielten Zugriff.
Ihre Anwendungsbereiche sind breit gefächert: In Behörden sichern sie die Bearbeitung von Anträgen oder Verwaltungsvorgängen, in Unternehmen dienen sie dem Nachweis von Verträgen und Entscheidungen, in Krankenhäusern strukturieren sie Patientenakten, und in Bildungs- oder Forschungseinrichtungen unterstützen sie revisionssichere Dokumentation.
ISO 15489: Der internationale Standard für die Schriftgutverwaltung
Die ISO 15489 ist der weltweit wichtigste Standard für die systematische Steuerung und Organisation von Schriftgut – also für die geordnete Verwaltung von geschäftsrelevanten Unterlagen über deren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Ursprünglich im Jahr 2001 veröffentlicht und 2016 umfassend überarbeitet, besteht die Norm aus zwei Teilen:
- Teil 1: enthält verbindliche Grundsätze und Anforderungen an eine nachhaltige Schriftgutverwaltung
- Teil 2 (als Technischer Bericht) gibt ergänzende Hinweise zur praktischen Umsetzung
Dabei geht es nicht um konkrete technische Systeme, sondern um universelle Anforderungen, die sich auf Organisationen jeder Größe und Branche anwenden lassen. Im Zentrum steht der Gedanke, dass schriftliche Informationen nur dann dauerhaft nutzbar, überprüfbar und rechtlich belastbar sind, wenn sie kontrolliert erstellt, strukturiert, aufbewahrt und ggf. gelöscht oder archiviert werden.
Was die ISO 15489 konkret regelt
Die ISO 15489 beschreibt keine bestimmte Software oder Arbeitsweise, sondern legt fest, welche Grundanforderungen eine professionelle Schriftgutverwaltung erfüllen muss:
- Sie stellt sicher, dass Unterlagen authentisch, verlässlich, unverändert und nutzbar sind.
- Sie definiert Anforderungen an Struktur, Metadaten, Aufbewahrungsfristen und Zuständigkeiten.
- Sie beschreibt den gesamten Lebenszyklus von Schriftgut – von der Erstellung über die aktive Nutzung bis hin zur Bewertung, Archivierung oder Vernichtung.
- Sie fordert die Etablierung eines organisationsweiten Schriftgutmanagements mit klaren Richtlinien, Rollenverteilungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Damit bietet die ISO 15489 einen normativen Rahmen für Behörden, Unternehmen und Institutionen, die ihre Informationsbestände strukturiert, transparent und rechtskonform führen möchten, unabhängig vom Medium.
Die vier Grundprinzipien im Überblick
Nach ISO 15489 müssen alle verwalteten Unterlagen vier Eigenschaften aufweisen:
- Authentizität: Es muss klar erkennbar sein, woher ein Dokument stammt, wer es erstellt hat und dass es echt ist.
- Verlässlichkeit: Die Inhalte müssen sachlich korrekt und im Entstehungskontext nachvollziehbar sein.
- Integrität: Die Dokumente dürfen nicht unzulässig verändert worden sein.
- Benutzbarkeit: Informationen müssen auffindbar, verständlich und im relevanten Zusammenhang verfügbar sein – auch nach Jahren.
Diese Prinzipien gelten für jedes Schriftstück – ob E-Mail, Vertrag, Bescheid oder Bericht.
Wie moderne Automatisierungstechnologien helfen, Authentizität, Verlässlichkeit, Integrität und Benutzbarkeit sicherzustellen, lesen Sie im Beitrag "Automatisierungswelle: Die Zukunft der Aktenlagerung"
Umsetzung in der Praxis
Die Umsetzung der ISO 15489 erfolgt in Form eines strukturierten Schriftgutmanagements. Dieses umfasst:
- Eine Klassifikationsstruktur (z. B. Aktenplan)
- Ein Metadatenkonzept für digitale Ablagen
- Die Definition von Aufbewahrungsfristen
- Eine klar geregelte Zuständigkeitsverteilung
- Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen
- Eine geeignete technische Infrastruktur (z. B. Dokumentenmanagementsysteme)
Wichtig ist: Die ISO 15489 versteht Schriftgutverwaltung nicht als reines IT-Projekt, sondern als organisationsweite Führungsaufgabe. Nur wenn Prozesse, Menschen, Technik und Richtlinien zusammenspielen, entfaltet sie ihre volle Wirkung.
Was bringt die ISO 15489 konkret?
Die Umsetzung der ISO 15489 bringt Organisationen eine Vielzahl an Vorteilen. Sie erhöht die Rechtssicherheit, da Dokumente und Vorgänge systematisch dokumentiert, nachvollziehbar abgelegt und fristgerecht archiviert oder gelöscht werden können, was insbesondere bei Auskunftspflichten, Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen von Bedeutung ist.
Gleichzeitig verbessert die Norm die internen Arbeitsabläufe, weil Informationen schneller auffindbar und konsistent strukturiert sind. Auch wirtschaftlich ist eine normgerechte Schriftgutverwaltung sinnvoll: Sie reduziert Kosten durch den Abbau von Mehrfachablagen, verkürzt Suchzeiten und senkt das Risiko von Datenverlusten. Nicht zuletzt stärkt ISO 15489 das Vertrauen in die Organisation, sowohl innerhalb der Belegschaft als auch bei externen Partnern, Kunden oder Aufsichtsbehörden. Wer seine Schriftgutprozesse nach diesem Standard ausrichtet, sendet ein klares Signal für Professionalität, Transparenz und vorausschauendes Informationsmanagement.
Weitere relevante Standards im Überblick
Neben der ISO 15489 gibt es eine Reihe weiterer Standards, die in der Aktenverwaltung eine wichtige Rolle spielen, auch wenn sie in der Praxis oft ergänzend oder spezifisch für bestimmte Einsatzbereiche zur Anwendung kommen.
In Deutschland ist das DOMEA®-Konzept ein etablierter Rahmen für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in Behörden. Es beschreibt unter anderem Anforderungen an Aktenpläne, Bearbeitungsmodelle und die Struktur von digitalen Akten.
Die technische Richtlinie TR-ESOR regelt, wie elektronische Dokumente über lange Zeiträume hinweg rechtssicher und beweiskräftig aufbewahrt werden können – etwa durch qualifizierte elektronische Signaturen oder Zeitstempel.
Auf europäischer Ebene hat sich der Standard MoReq etabliert, der Anforderungen an elektronische Records-Management-Systeme definiert und dabei eine hohe Flexibilität für unterschiedliche Verwaltungsmodelle bietet.
Für die digitale Archivierung von Dokumenten wird häufig das Format PDF/A verwendet, das als ISO-Standard die langfristige Lesbarkeit und Stabilität digitaler Dokumente sicherstellt.
Diese Standards sind keineswegs isoliert zu betrachten, sondern lassen sich im Idealfall strategisch miteinander kombinieren, um eine ganzheitliche, normgerechte Verwaltung über den ganzen Lebenszyklus von Akten zu ermöglichen. Mehr über die Anforderungen der DIN 66399, die als Standard für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung gilt, erfahren Sie im Beitrag "Aktenvernichter und DSGVO"
Vorteile standardisierter Aktenführung
Die Anwendung von Standards bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Sie schafft Transparenz, indem sie klare Ablagestrukturen und Zugriffsmöglichkeiten ermöglicht. Sie erhöht die Rechtssicherheit, da Akten nachvollziehbar geführt, fristgerecht gelöscht oder archiviert und im Bedarfsfall gerichtsfest vorgelegt werden können.
Standards steigern zudem die Effizienz, zum Beispiel durch automatisierte Workflows, strukturierte Metadatenvergabe und definierte Verantwortlichkeiten. Nicht zuletzt fördern sie eine organisationsweite Verlässlichkeit und schaffen Vertrauen – intern wie extern.
Was funktioniert und was vermieden werden sollte
In der Praxis zeigt sich, dass standardisierte Aktenführung besonders dort erfolgreich ist, wo klare Strukturen mit Schulung und Verantwortungsbewusstsein kombiniert werden.
Beispielsweise sorgt ein einheitlich verwendeter Aktenplan – idealerweise ISO-15489-kompatibel – für übersichtliche und logisch aufgebaute Ablagestrukturen. Revisionssichere Archivierung im PDF/A-Format schützt vor Datenverlust und Manipulation. Auch regelmäßige Schulungen zum Aktenlebenszyklus stärken das Verständnis und reduzieren Fehler.
Demgegenüber führen fehlende Standards schnell zu ineffizientem oder risikobehaftetem Arbeiten. Typische Fehler sind etwa unstrukturierte Ablagen ohne Klassifikation, das gleichzeitige Führen analoger und digitaler Akten ohne Bezug zueinander oder zu weit gefasste Zugriffsrechte auf sensible Dokumente. Ebenso problematisch ist das Fehlen automatischer Fristenverwaltung – mit der Folge, dass entweder zu früh gelöscht oder zu lange aufbewahrt wird.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Einführung und konsequente Anwendung von Standards in der Aktenverwaltung ist in der Praxis mit verschiedenen Herausforderungen verbunden.
Technisch gesehen erfordert sie häufig eine Integration in bestehende IT-Strukturen – insbesondere dann, wenn alte Systeme nicht mit modernen Aktenverwaltungslösungen kompatibel sind. Auch organisatorisch besteht Handlungsbedarf: Standards wirken oft abstrakt und formal, weshalb sie in vielen Organisationen auf Widerstände stoßen, wenn sie nicht gut vermittelt oder in den Arbeitsalltag eingebettet werden.
Eine besondere Herausforderung stellt der Umgang mit Altbeständen dar. Gerade in Papierarchiven fehlen oft strukturierte Metadaten, Klassifikationen oder Fristenangaben, sodass eine Nachklassifikation oder Digitalisierung viel Zeit und Ressourcen erfordert.
Darüber hinaus ist das Records Management eine klassische Querschnittsaufgabe. Damit Standards wirksam greifen, braucht es klare Verantwortlichkeiten, definierte Rollen sowie eine konsequente Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Nur so kann sichergestellt werden, dass Standards nicht nur existieren, sondern auch gelebt werden.
Fazit
Standards wie die ISO 15489 sind keine bürokratische Schikane, sondern ein strategisches Werkzeug.
Sie helfen, Informationen effizient zu verwalten, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Organisationen zukunftssicher aufzustellen. Wer heute auf Standards in der Aktenverwaltung setzt, handelt vorausschauend. Nicht nur für die eigene Arbeit, sondern für das ganze System dahinter.
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