Langzeitarchivierung klingt nach Zukunftssicherung und genau das soll sie auch leisten. Ob technische Baupläne, notarielle Verträge oder Personalakten: Manche Dokumente müssen jahrzehntelang lesbar, nachvollziehbar und sicher aufbewahrt werden. Gleichzeitig wächst der Anspruch, ressourcenschonend zu arbeiten und ökologische Verantwortung zu übernehmen. Wie passt das zusammen?
Die Antwort: Wer vorausschauend archiviert, kann durch kluge Materialwahl, durchdachte Speicherstrategien und eine geplante Entsorgung am Ende des Lebenszyklus Nachhaltigkeit und Sicherheit miteinander verbinden.
Analoge Langzeitarchivierung: Haltbarkeit beginnt beim Papier
Im analogen Bereich gilt: Nicht jedes Papier ist für Jahrzehnte gemacht. Für eine sichere Langzeitarchivierung braucht es:
- Alterungsbeständiges Papier nach DIN ISO 9706:Diese Norm garantiert, dass das Papier über viele Jahrzehnte hinweg stabil bleibt – es reißt nicht, vergilbt nicht und wird nicht spröde. Dafür muss das Papier bestimmte Anforderungen erfüllen, wie eine hohe Reißfestigkeit, einen neutralen bis leicht alkalischen pH-Wert und eine sogenannte "alkalische Reserve", die spätere Säureeinflüsse puffert.
- Ligninfreie, säurefreie Materialien (z. B. für Verträge oder Urkunden): Papier mit Lignin oder Säurerückständen neigt zur chemischen Zersetzung. Es vergilbt, bröckelt und verliert seine Stabilität. Ligninfreies, säurefreies Papier bleibt hingegen formstabil und dokumentenecht und eignet sich deshalb besonders für Unterlagen mit langer oder unbegrenzter Aufbewahrungsfrist.
- Geeignete Lagerbedingungen: Damit Archivgut möglichst lange erhalten bleibt, sollte es bei einer relativen Luftfeuchtigkeit von 45 - 55 % und Temperaturen zwischen 16 und 20 °C gelagert werden – fern von direktem Licht, UV-Strahlung und Temperaturschwankungen. Diese Bedingungen verlangsamen chemische Abbauprozesse und schützen vor Schimmel, Versprödung und Farbverblassung.
Was oft übersehen wird: Viele gängige Papiersorten, vor allem Recycling- oder Büropapiere , sind nicht automatisch langzeitarchivfest. Hochwertige Papiere sind ressourcenintensiver – was den Umweltgedanken auf den ersten Blick zu konterkarieren scheint.
Doch genau hier kommt die Strategie ins Spiel: Langzeitarchivierung ist selektiv . Sie betrifft nur einen Bruchteil der Dokumente, den wirklich relevanten Teil. Wer also von Anfang an klar definiert, welche Akten wie lange aufbewahrt werden müssen , kann für diese gezielt geeignetes Material wählen und den Rest digitalisieren oder früher entsorgen.
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Digitale Langzeitarchivierung: Daten speichern heißt nicht Daten bewahren
Wer auf die Digitalisierung setzt, entlastet Papierberge, doch Langzeitarchivierung endet nicht beim Einscannen. Die Herausforderungen:
- Dateiformate altern: PDF ist Standard, aber nicht unveränderlich. Formate wie PDF/A (Archivversion) sichern bessere Lesbarkeit über Jahrzehnte.
- Speicherträger veralten: CDs, Festplatten, USB-Sticks – kaum ein Medium ist wirklich für 20+ Jahre gedacht.
- Metadaten und Migration: Nur wer Daten systematisch verwaltet, beschreibt und bei Bedarf migriert, verhindert digitalen Datenverlust.
Digitale Archivierung spart zwar Ressourcen beim Material, verlagert aber den Aufwand auf Technik, Wartung und Datenpflege . Ohne Konzept droht Datenverlust trotz gutem Gewissen.
Der ökologische Blick: Zwischen Dauerhaftigkeit und Verwertbarkeit
Ob analog oder digital: Langzeitarchivierung bedeutet nicht nur Informationssicherung, sondern auch Ressourcenbindung.
Analoge Archive benötigen Papier, Ordner, Lagerfläche und verursachen über die Jahre Energieverbrauch durch beheizte oder klimatisierte Archivräume. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist stehen zudem Entsorgungsentscheidungen an, die je nach Materialqualität mehr oder weniger stoffliche Verwertung erlauben.
Digitale Archive entlasten zwar den physischen Raum, verursachen aber laufenden Stromverbrauch durch Serverinfrastruktur und setzen auf Technologien, die regelmäßig erneuert werden müssen, inklusive der ökologisch problematischen Entsorgung von Altgeräten .
Beide Varianten haben also einen Fußabdruck. Nachhaltig wird Archivierung dann, wenn sie gezielt erfolgt und mit einer durchdachten Strategie für den gesamten Informationslebenszyklus kombiniert wird: von der Anlage über die Pflege bis zur rechtskonformen und umweltgerechten Vernichtung.
Von der Archivierung zur Entsorgung: Der letzte Akt zählt
Ob nach 10, 30 oder 100 Jahren: Auch die beste Archivierung endet irgendwann mit der Entscheidung über die richtige Aktenvernichtung.
Für analoge Akten:
- Sichere Aktenvernichtung mit DSGVO-Nachweis (DIN 66399)
- Stoffliche Verwertung von Papierfasern bei sortenreiner Sammlung
- Professionelle Behältersysteme für größere Mengen (Sicherheitsbehälter , Container für Akten )
Für digitale Daten:
- Rechtskonforme Löschroutinen mit Protokollierung
- Datenträgerentsorgung und zertifizierte Datenträgervernichtung
- IT-Asset-Management, das die ökologische Entsorgung von Hardware mitdenkt
👉 Empfehlung: Bauen Sie Archivierungsprozesse immer mit dem Entsorgungsweg im Blick auf. So entstehen keine „toten Bestände“, sondern klare Abläufe mit einem Anfang und einem sauberen Ende.
Fazit: Langzeitarchivierung kann nachhaltig sein – wenn sie durchdacht ist
Wer Dokumente und Daten langfristig aufbewahren will, muss nicht auf Umweltbewusstsein verzichten. Im Gegenteil: Eine kluge Archivstrategie schont Ressourcen, reduziert Überflüssiges und stärkt die Informationsqualität. Wichtig ist nicht nur, was man archiviert – sondern wie, warum und wie lange.
100 Jahre sicher? Ja. Aber bitte nur, wenn es wirklich sein muss. Und möglichst umweltverträglich.
Alte Akten? Volle Regale? Wir schaffen Platz. Sicher und umweltgerecht.
Ob nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder im Rahmen einer umfassenden Archivbereinigung: Wir übernehmen die fachgerechte Aktenvernichtung nach DIN 66399 mit zertifizierten Sicherheitsstandards und DSGVO-konformer Dokumentation.
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Für größere Mengen bieten wir zusätzlich eine komplette Archivberäumung an. Bei einer Archivräumung werden veraltete oder nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente aus Unternehmens-, Behörden- oder Kanzleiarchiven entfernt und anschließend datenschutzkonform vernichtet.
Auch digitale Altlasten sind bei uns in guten Händen: Mit unserer Datenträgervernichtung für Festplatten, USB-Sticks, CDs, Backup-Medien und Co. sorgen wir dafür, dass Ihre sensiblen Informationen vollständig und nachvollziehbar gelöscht oder mechanisch zerstört werden.
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