Die Artefakte der Aktenverwaltung – Grundlagen, Systematik und praktischer Nutzen

Professionelle Aktenverwaltung bedeutet weit mehr, als Unterlagen einfach abzulegen. Sie stellt sicher, dass Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg kontrolliert, nachvollziehbar und regelkonform geführt werden. Dafür braucht es nicht nur gute Absichten, sondern konkrete Artefakte – also Dokumente, Pläne und Nachweise, die das System der Aktenführung tragen.

Strukturelle Artefakte – das Fundament jeder Aktenordnung 

Das Herzstück jeder Aktenführung ist der Aktenplan. Er legt fest, wie Akten gebildet, benannt und geordnet werden. Ohne ihn gäbe es keine Systematik, sondern bloß Ablagen. Der Aktenplan definiert somit das Was, Wo und Wie der Informationsablage.

Darauf bauen die Aktenzeichen auf – eindeutige Kennungen, die jeder Akte zugeordnet werden. Sie machen Akten eindeutig referenzierbar und verbinden Aktenplan und Registraturpraxis.

Aktenverzeichnisse oder Aktenregister dienen als Inventar der Bestände. Sie stehen hierarchisch unter dem Aktenplan, denn der Aktenplan definiert die Struktur, nach der Akten überhaupt erst gebildet und benannt werden. Während das Aktenzeichen die eindeutige Identität einer einzelnen Akte darstellt, bildet das Aktenverzeichnis die Gesamtschau aller Akten entlang dieser Systematik. Es fungiert damit als Brücke zwischen Ordnungssystem (Aktenplan) und operativer Aktenführung.
Beide Artefakte enthalten Angaben zu Laufzeiten, Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen.

Für die Suche wird häufig das Schlagwortverzeichnis genutzt – eine zusätzliche, benutzerfreundliche Erschließung. Der Registraturplan wiederum übersetzt den Aktenplan in die räumliche oder digitale Ablagestruktur.

Während strukturelle Artefakte Ordnung schaffen, sorgen prozessuale Artefakte dafür, dass diese Ordnung über den gesamten Lebenszyklus einer Akte hinweg funktioniert.

Praxisfall: Wenn fehlende Aussonderungs­verzeichnisse zur Compliancefalle werden

In einer Abteilung sollen am Jahresende Altakten ausgesondert werden. Da jedoch kein aktuelles Aussonderungsverzeichnis existierte, verließ man sich auf Erinnerungen und handschriftliche Vermerke. 
Einige Kartons landeten auf dem "Vernichten"-Stapel, andere sollten ins Archiv, doch niemand konnte mehr sicher sagen, welche Akten ihre Aufbewahrungsfrist tatsächlich erfüllt haben.

Bei der späteren Prüfung stellt sich heraus, dass ein schwerwiegender Verstoß gegen die DSGVO und Aufbewahrungsgesetze vorlag, da ein Teil der noch aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bereits vernichtet wurde. 
Gleichzeitig wurden mehrere Akten unnötig weiter aufbewahrt, da die Aufbewahrungsfrist bei diesen bereits abgelaufen war. Dies verursachte hohe Archivkosten und organisatorischen Aufwand.

Aussonderungsverzeichnisse verhindern, dass es zu Dokumentationslücken, Nachweisausfällen und Bußgeldern kommt. Sie machen transparent, welche Akten, wann, warum und mit welcher Entscheidung zur Vernichtung oder Archivierung vorgesehen sind und schaffen damit klare, revisionssichere Prozesse.

Metadaten- und Nachweisartefakte: Für Transparenz und Prüfbarkeit 

Moderne Aktenverwaltung funktioniert nicht ohne Metadaten. Das Metadatenblatt (oder Aktenstammdatenblatt) hält die Kerninformationen fest: Titel, Laufzeit, Verantwortliche, Datenschutzklassifikation, Aufbewahrungsfrist.

Das Aktenjournal ergänzt dies durch eine chronologische Übersicht über Änderungen, Zugriffe und Bewegungen – die sogenannte Aktenbewegung. Solche Artefakte sichern Prüfbarkeit und Compliance, insbesondere in Organisationen mit ISO 9001- oder GoBD-Anforderungen.

Von zentraler Bedeutung ist auch das Aufbewahrungsfristenverzeichnis: Es verbindet rechtliche, organisatorische und fachliche Vorgaben mit der praktischen Aktenführung und bildet die Grundlage für revisionssichere Löschungen.

Mit zunehmender Digitalisierung verlagert sich die Aktenführung von physischen Beständen in elektronische Systeme. Diese Systeme bringen jedoch nicht einfach digitale Abbilder der klassischen Artefakte mit sich, sondern eigene Anforderungen: Protokollierung, Nachvollziehbarkeit, Integrität und technische Standards müssen durch spezialisierte digitale Artefakte abgebildet werden. 
Die E-Akte erweitert die Aktenverwaltung daher um Instrumente, die den elektronischen Lebenszyklus sicher und revisionsfest machen.

Digitale Artefakte – die E-Akte und ihre Begleitdokumente 

Mit der Einführung elektronischer Aktenführung (E-Akte) verschiebt sich der Schwerpunkt von physischen zu digitalen Artefakten. Neben dem eigentlichen E-Akten-System oder DMS entstehen neue Nachweisebenen, z.B.:

• Versionierungsprotokolle dokumentieren Änderungen an Dokumenten.
• Audit-Trails erfassen sämtliche Aktionen im System und sichern Revisionssicherheit.
• Metadatenmodelle legen verbindlich fest, welche Attribute jede Akte oder jedes Dokument enthalten muss.
• Migrationstabellen regeln die Datenüberführung bei Systemwechseln.

👉 Mehr zur sicheren Digitalisierung lesen Sie in unserem Beitrag zur digitalen Langzeitarchivierung. 

Steuernde Artefakte – die Regeln hinter der Ordnung

Kein Aktenverwaltungssystem funktioniert ohne klare Vorgaben. Hier greifen die steuernden Artefakte: schriftlich fixierte Regelwerke, die die Aktenführung definieren.

Dazu zählen:

• die Aktenordnung oder Registraturrichtlinie als zentrale Dienstanweisung,
• Verfahrensanweisungen (z. B. nach ISO 15489 oder ISO 30301),
• die Archivordnung für den Übergang ins Archiv,
• sowie Datenschutz- und Löschkonzepte zur Sicherstellung der Speicherbegrenzung.

Diese Artefakte legen Verantwortlichkeiten, Verfahren und Prüfschritte fest und machen aus Verwaltung eine funktionierende Aktenverwaltung.

👉 In unserem Beitrag "Dokumente verwalten mit System: ISO 15489 und andere Standards in der Aktenführung" erfahren Sie mehr darüber, wie Dokumente nachvollziehbar, rechtssicher und langfristig nutzbar bleiben

Fazit: Aktenführung ist Wissensführung

Aktenverwaltung ist kein Selbstzweck, sondern das funktionale Gedächtnis einer Organisation. Die beschriebenen Artefakte – vom Aktenplan bis zum Audit-Trail – bilden das Fundament einer transparenten, rechtssicheren und effizienten Informationsführung.

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