In vielen Organisationen liegen Akten, die eigentlich längst gelöscht oder archiviert sein sollten. Sie finden sich in Kellern, ungeordneten Zwischenräumen, privaten Cloud-Ordnern oder in Kartons hinter Schränken – also außerhalb der offiziellen Archivsysteme.
Solche versteckten Ablagen nennt man Schattenarchive. Sie sind nicht nur Stauraumprobleme, sondern ein Hinweis auf Lücken im Informationsmanagement.
Was ist ein Schattenarchiv?
Ein Schattenarchiv entsteht, wenn Unterlagen nicht mehr aktiv genutzt, aber auch nicht formal gelöscht oder ins Archiv überführt wurden.
Typische Beispiele:
- Alte Projektakten, die „für alle Fälle“ behalten wurden
- Digitale Kopien in privaten Cloud-Ordnern oder auf USB-Sticks
-
Papierunterlagen, die nach der Digitalisierung nicht vernichtet wurden
Schattenarchive sind nicht absichtlich schädlich, aber riskant, weil sie sich jeder Kontrolle und damit auch jeder Compliance entziehen.
Wie Schattenarchive entstehen
Schattenarchive kommen seltener durch Nachlässigkeit als durch fehlende Prozesslogik zustande. Häufige Ursachen dafür sind:
- Unklare Verantwortlichkeiten bei Vernichtung und Archivierung
- Fehlende Schnittstellen zwischen aktiver Ablage, Archiv und Vernichtung
- Unsicherheit über Aufbewahrungsfristen
- Keine oder zu komplexe Löschprozesse
- Angst, Unterlagen zu früh zu löschen
So bilden sich Parallelwelten aus Altakten, Duplikaten und privaten Sicherungskopien, informelle Artefakte der Organisation.
Die Grauzone zwischen Aufbewahrung und Löschung
Viele Unternehmen bewegen sich in einer Grauzone, in der Dokumente vorsorglich behalten werden, weil ihre Bedeutung unklar ist oder Zuständigkeiten fehlen; das ist zwar bequem, schafft aber Intransparenz, erhöht den Suchaufwand und macht es schwierig, Verantwortlichkeiten oder Aufbewahrungsfristen verlässlich nachzuweisen.
Besonders kritisch im physischen Aktenwesen
Im physischen Aktenwesen wird das Problem besonders sichtbar: Papierakten bleiben nach der Digitalisierung oft erhalten, Altakten mit abgelaufenen Fristen werden nicht offiziell zur Vernichtung freigegeben und Kartons unklarer Herkunft lagern in Kellern oder Außenbereichen, sodass Bestände formal weder archiviert noch vernichtet sind und der Nachweis eines regelkonformen Aktenlebenszyklus fehlt.
Risiken für Datenschutz und Compliance
Diese Situation bringt erhebliche Risiken mit sich: Es drohen DSGVO-Verstöße durch fehlende Zweckbindung oder Fristüberschreitung, die Nachweisfähigkeit geht verloren, Haftungsrisiken bei Datenpannen oder unberechtigtem Zugriff steigen, und Organisationen tragen zusätzliche Kosten sowie Ineffizienz durch doppelte oder veraltete Informationsbestände.
Schattenarchive auflösen
Erst Sichtbarkeit schafft die Grundlage für sichere Entscheidungen.
Wesentliche Schritte, um Schattenarchive aufzulösen:
- Inventarisierung: Altakten, Speicherorte und Dateibestände systematisch erfassen.
- Bewertung: Relevante von veralteten Unterlagen unterscheiden.
- Zuständigkeit klären: Wer entscheidet über Vernichtung und Archivierung.
- Prozesse schließen: Überführungen und Vernichtungen dokumentieren.
Hilfreich sind Nachweise der Aktenverwaltung wie Aktenpläne, Registraturlisten, Bewertungsprotokolle, Vernichtungsgenehmigungen und Zertifikate. Diese Artefakte machen den Lebenszyklus nachvollziehbar und schützen vor unkontrollierten Schattenarchiven.
Rolle der professionellen Akten- und Datenträgervernichtung
Der Aktenlebenszyklus ist erst mit nachgewiesener Vernichtung abgeschlossen.
Zertifizierte Anbieter dokumentieren diesen Schritt mit Wiegebelegen, Vernichtungsprotokollen und Zertifikaten nach anerkannten Standards. So wird aus einem intransparenten Risiko ein dokumentierter Abschluss.
Professionelle Vernichtung liefert den Beleg dafür, dass Aufbewahrung, Bewertung und Löschung zusammenwirken.
Fazit
Schattenarchive sind weniger ein technisches als ein kulturelles Problem. Sie entstehen, wenn Ordnungssysteme nicht vollständig gedacht sind – zwischen Verantwortung und Bequemlichkeit, zwischen Sicherheitsdenken und fehlendem Vertrauen in Prozesse. Wer Schattenarchive konsequent auflöst, schafft mehr als Platz: Transparenz, Compliance und eine saubere Abschlusshistorie im Informationssystem.
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